Cách tối ưu dung lượng file Excel nhẹ hơn để chia sẻ qua mạng

Hôm nay lgsuperuhd.com sẽ hướng dẫn các bạn cách tối ưu dung lượng file Excel, giúp file nhẹ hơn để chia sẻ qua internet dễ dàng hơn.

File Excel có dung lượng lớn sẽ gây ra khó khăn trong quá trình sử dụng. Nếu bạn mở một file quá lớn thì sẽ mất rất nhièu thời gian để phần mềm Excel có thể đọc và xử lý, có khi máy tính sẽ bị treo và bạn không thể mở được. Hoặc bạn muốn chia sẻ file cho người khác nhưng file quá nặng thì cũng rất phiền toái.

Cách tốt nhất là bạn nên giảm dung lượng file Excel bằng cách tối ưu bên trong, sau đó sử dụng những phần mềm nén chuyên nghiệp để nén nó lại rồi chia sẻ. Tóm lại, nếu file Excel được tối ưu dung lượng thì sẽ giúp tăng tốc độ xử lý file, thậm chí không cần phải sử dụng những phần mềm nén và giải nén file.

Các bước tối ưu dung lượng file Excel giúp chúng nhẹ hơn

1. Xóa định dạng có điều kiện (Conditional formatting)

Đầu tiên bạn nên bỏ đi những Conditional formatting không sử dụng đến, bằng cách thực hiện như sau:

Mở file Excel cần tối ưu -> chọn tab Home -> chọn Conditional formatting -> chọn Clear Rules. Tại đây sẽ có hai sự lựa chọn cho bạn:

  • Để xóa định dạng 1 ô đó, chọn Clear from Selected Cells.
  • Để xóa định dạng khỏi tất cả các ô, chọn Clear Rules from Entire Sheet.

xoa dinh dang giup giam dung luong file png

2. Xóa đi những ô không sử dụng trong bảng tính Excel

Có một điều mà nhiều người dùng Excel thường mắc phải đó là tạo ra những vùng sử dụng nhưng không hề sử dụng đến. Ta nên xóa nó đi để giảm dung lượng file Excel nhé.

Đầu tiên bạn cần chọn các hàng hoặc các cột cần xóa -> Click chuột phải vào vùng bôi đen và nhấn Delete để xóa.

cat giam o excel khong su dung den png

3. Xóa data links sẽ giúp giảm dung lượng file Excel rất tốt

Data link chính là những đường dẫn mà bạn gắn vào trong các ô Excel. Nếu bạn không có nhu cầu sử dụng thì nên xóa nó đi nhé.

Mở file Excel, chọn Data > Chọn Edit Links > Chọn link liên kết mà bạn muốn xóa > Chọn Break Link.

xoa break links png

Một hộp thoại xuất hiện, bạn hãy chọn Break Links là xong nhé.

chon break links png

4. Nén ảnh trong file Excel lại cũng giảm được dung lượng

Hình ảnh mà bạn chèn vào trong file Excel cũng gây ra tình trạng nặng file. Bạn nên nén nó lại để giảm bớt dung lượng nhé. Cách làm như sau:

Bước 1: Mở file Excel, chọn hình ảnh muốn nén > Chọn Format > Chọn Compress Pictures.

nen anh excel 1 png

Bước 2: Bỏ tích mục Apply only to this picture > Chọn Email (96 ppi): minimize document size for sharing > Chọn OK để hoàn tất.

nen anh 2 png

Sau khi nén thì chất lượng hình ảnh có thể sẽ bị thay đổi, nhưng vẫn nhìn rõ ràng.

5. Xóa watch Excel cũng giảm được dung lượng

Cứ áp dụng quy tắc: cái gì không cần thì nên xóa đi nhé các bạn.

Bạn hãy mở file Excel, chọn Formulas > Chọn Watch Window > Chọn Delete Watch là xong nha.

xoa watch png

6. Xóa các named range trong file Excel

Named range chính là những vùng chọn mà bạn đã đặt tên. Nếu các công thức của bạn không sử dụng named range thì nên xóa nó đi nhé, còn nếu đang sử dụng thì không nên xóa, bởi nó sẽ gây ra tình trạng lỗi công thức.

Bước 1: Mở file Excel, chọn Formulas > Chọn Name Manager.

xoa named range 1 png

Bước 2: Chọn các named range bị lỗi hoặc không sử dụng và xóa nó đi.

xoa named range 2 png

Cuối cùng hãy chọn OK để xác nhận xóa nha.

xoa named range 3 png

7. Xóa Excel Binary Workbook giúp giảm dung lượng đáng kể

Có thể nói đây là bước quan trọng nhất giúp giảm được dung lượng đáng kể. Cách thực hiện như sau: Mở file Excel, chọn File > Chọn Save as > Chọn Browse > Chọn Excel Binary Workbook tại mục Save as type > Bấm Save để lưu là xong.

Bước 1: Mở file Excel, chọn File.

EXCEL BINARY WORKBOOK GIÚP GIẢM DUNG LƯỢNG

Bước 2: Chọn Save as > Chọn Browse.

EXCEL BINARY WORKBOOK GIÚP GIẢM DUNG LƯỢNG

Bước 3: Chọn Excel Binary Workbook tại mục Save as type > Bấm Save để lưu là xong.

EXCEL BINARY WORKBOOK GIÚP GIẢM DUNG LƯỢNG

Sau đó, bạn có thế kiểm tra dung lượng 2 file Excel ban đầu và sau khi chuyển đổi sẽ giảm rất nhiều.

EXCEL BINARY WORKBOOK GIÚP GIẢM DUNG LƯỢNG

Trên là 7 cách giúp bạn giảm dung lượng file Excel rất tốt mà bạn nên áp dụng.

Lời khuyên giúp tối ưu file Excel trong quá trình sử dụng

Khi bạn copy nội dung trên các trang web trên mạng thì sẽ dính rất nhiều style khác nhau, có thể là bôi đậm, chữ màu, in nghiêng ... nên cần loại bỏ các style đó để giảm dung lượng file Excel. Khi chúng ta COPY, và thay vì nhấn Ctrl + V để Paste ra, thì chúng ta có lựa chọn PASTE SPECIAL … khi đó bạn có thể lựa chọn PASTE VALUE, thay vì dán luôn các định dạng của file gốc sang.

Nếu bạn áp dụng tất cả các cách trên nhưng file vẫn nặng thì chứng tỏ file Excel của bạn quá dài. Bạn nên chia ra thành nhiều file nhỏ khác nhau để giúp quá trình sử dụng dễ dàng hơn.

File Excel không mở được là do nguyên nhân gì?

Có thể do file quá nặng, lúc này bạn nên áp dụng các phương pháp mà mình đã chia sẻ ở trên để nén nó lại nhé.

Cùng chuyên mục:

Cách mở file Word, Excel online khi máy tính chưa cài đặt Microsoft Office

Cách mở file Word, Excel online khi máy tính chưa cài đặt Microsoft Office

Hôm nay mình xin chia sẻ cách mở file Word và Excel khi máy tính…

Cách tạo dãy số tăng dần / giảm dần tự động trong Excel bằng ba phương pháp

Cách tạo dãy số tăng dần / giảm dần tự động trong Excel bằng ba phương pháp

Hôm nay lgsuperuhd sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo dãy số tăng dần bằng…

MỚI CẬP NHẬT
XEM NHIỀU
Top